UPOZORNENIE O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV

26. júla 2023
  • Posledná aktualizácia (2.0)2023-08-20

    Stiahnuť

  • Predchádzajúca verzia (1.0)2023-07-26

    Stiahnuť

POSTUP PRVOTNÉHO OVEROVANIA A HĹBKOVEJ PREVIERKY

 

  1. ÚVOD

Avia Solutions Group (ASG) je jednou z najväčších globálnych leteckých spoločností poskytujúcich letecké služby po celom svete. Zaujímajú nulovú toleranciu voči praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu a zaväzujú sa k najvyššej úrovni otvorenosti, integrity a zodpovednosti. Hľadanie legitimity a spoľahlivosti ASG a jej dcérske spoločnosti sa snažia obchodovať iba s renomovanými partnermi, ktorých finančné prostriedky pochádzajú z legitímnych zdrojov a na ktorých nie sú uvalené žiadne sankcie. Aby sme dosiahli vyššie uvedené ciele, v našej činnosti uplatňujeme zásadu „poznaj svojho zákazníka“ (KYC), ktorá vám umožňuje poznať svojho zákazníka: totožnosť zákazníka, zástupcov zákazníka alebo iných oprávnených osôb, skutočných vlastníkov, vykonávané činnosti, zdroje finančných prostriedkov atď. Na implementáciu princípu KYC používame formulár „Poznaj svojho zákazníka“ (v papierovej alebo elektronickej verzii), ktorý vás žiadame vyplniť predtým, ako ktorákoľvek zo spoločností Avia Solutions Group začne s vami alebo s právnickou osobou, ktorú zastupujete, právne záväzný vzťah.

Avia Solutions Group sa zaväzuje zabezpečiť, aby proces KYC bol založený na najaktuálnejších a najrelevantnejších informáciách, a preto Avia Solutions Group pravidelne kontroluje a aktualizuje údaje a informácie, ktoré poskytujete vo formulári „Poznaj svojho klienta“ (Know Your Customer- KYC). Aktualizácia údajov poskytnutých vo formulári „Poznaj svojho klienta“ (Know Your Customer- KYC) sa zvyčajne vykonáva raz ročne, ale v každom prípade vás vopred informujeme, keď je potrebné aktualizovať údaje a/alebo iné informácie, ktoré ste poskytli.

Toto oznámenie o ochrane osobných údajov sa vzťahuje na spracovanie osobných údajov v súvislosti s registráciou protistrany a hĺbkovú previerku (Onboarding and Due diligence procedure), keď vás požiadame o vyplnenie formulára „Poznaj svojho zákazníka“.

V tomto oznámení o ochrane osobných údajov nájdete informácie o tom, ako spracúvame vaše osobné údaje a aké práva máte ako dotknutá osoba. Nájdete tu tiež kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa údajov, u ktorého môžete uplatniť svoje práva.

Ak nám poskytnete osobné údaje iných osôb (napríklad identifikáciu iných fyzických osôb ako manažérov, príjemcov, zástupcov atď.), informujte ich o tomto oznámení o ochrane osobných údajov a jeho obsahu a uistite sa, že nemajú námietky proti poskytnutiu osobných údajov v ich mene a ich spracovaniu v súlade s nižšie uvedenými vyhláseniami o ochrane osobných údajov.

  1. SPRÁVCA ÚDAJOV A AKO NÁS KONTAKTOVAŤ?

Spoločnosti skupiny Avia Solutions Group vystupujú ako spoloční správcovia pri spracúvaní vašich osobných údajov na účely uvedené v tomto oznámení o ochrane osobných údajov.

Kontaktné údaje jednotlivých spoločností skupiny Avia Solutions Group nájdete tu: https://aviasg.com/en/the-group/general-contacts .

Ak máte akékoľvek otázky, pripomienky alebo sťažnosti týkajúce sa toho, ako nakladáme s informáciami o vás, alebo ak chcete uplatniť ktorékoľvek zo svojich práv, kontaktujte nás na adrese: privacy@airexplore.sk .

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa postupu prijímania nových zamestnancov a hĺbkovej previerky (Onboarding and Due diligence procedure) kontaktujte nás na adrese: privacy@airexplore.sk .

 

  1. AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE ZBIERAME, NA AKÝ ÚČEL A NA AKOM PRÁVNOM ZÁKLADE?
ÚČEL KATEGÓRIE OSOBNÝCH ÚDAJOV PRÁVNY ZÁKLAD
Postup prijímania protistrany a hĺbková previerka (Onboarding and Due diligence procedure) Ak je protistrana fyzická osoba: ·  meno, priezvisko, dátum narodenia,       štátna príslušnosť, povolanie

·  číslo platného preukazu totožnosti/pasu

·  údaje o tom, či je klient politicky exponovanou osobou

·  údaje o bydlisku a registrovanej adrese

·  telefónne číslo, e-mailová adresa

·  bankové údaje (číslo účtu)

·  vzťah s treťou stranou (ak platbu uskutoční tretia strana)

·  zdroj finančných prostriedkov/majetku (ak bude platba uskutočnená v hotovosti)

·   podpis.

 ·         Naša zákonná povinnosť monitorovať a implementovať medzinárodné a/alebo národné sankcie (článok 6 časť 1. c) GDPR).

 

·         Náš oprávnený záujem na splnení požiadaviek na prevenciu prania špinavých peňazí a financovania terorizmu, prevenciu korupcie, úplatkárstvo a podvodov, aby sme boli legitímnym, spoľahlivým a renomovaným podnikom pre našich partnerov a orgány (článok 6 časť 1. f) GDPR).
Ak je protistrana právnickou osobou: ·   Osoba oprávnená vyplniť formulár „Poznaj svojho klienta“: meno, priezvisko, titul, podpis

·  Konečný skutočný vlastník: meno, priezvisko, adresa, povolanie, dátum narodenia, štátna príslušnosť, údaje o tom, či je táto osoba politicky exponovanou osobou

·   Akcionár: meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, štátna príslušnosť, údaje o tom, či je táto osoba politicky exponovanou osobou

·  Kontrolná osoba (napr. generálny riaditeľ, finančný riaditeľ, riadiaci člen): meno, priezvisko, adresa, krajina bydliska, dátum narodenia, štátna príslušnosť, údaje o tom, či je táto osoba politicky exponovanou osobou, funkcia/pozícia osoby

·  Člen predstavenstva: meno, priezvisko, údaje o tom, či je táto osoba politicky exponovanou osobou

·  Splnomocnený zástupca: meno, priezvisko, adresa, krajina bydliska, dátum narodenia, e-mail, telefón, funkcia/pozícia.
Osobné údaje zhromaždené v poskytnutých kópiách nasledujúcich dokumentov: ·  Občiansky preukaz alebo cestovný pas.

·   Úradné dokumenty orgánov potvrdzujúce totožnosť a miesto bydliska.

·  Dokumentácia preukazujúca zdroj finančných prostriedkov/majetku.

· Stanovy oprávňujúce zástupcu právnickej osoby.

·  Osvedčenie o založení spoločnosti alebo jeho ekvivalent.

·  Osvedčenie o členoch predstavenstva alebo kópia dokumentu o vymenovaní generálneho riaditeľa (alebo iného hlavného riadiaceho orgánu).
Obhajujte naše práva a záujmy Ak sa dostanete do sporu s nami alebo ak potrebujeme inak brániť, presadzovať, uplatňovať a dodržiavať naše práva alebo oprávnené záujmy, zhromažďujeme, používame a uchovávame údaje, ktoré sú potrebné pre konkrétny prípad. ·         Náš oprávnený záujem chrániť naše obchodné záujmy a brániť alebo presadzovať právne nároky (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR)

 

  1. AKO DLHO UCHOVÁVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Vaše osobné údaje zhromaždené počas procesu registrovania a overovania dôveryhodnosti budeme spracúvať po dobu 5 rokov od posledného procesu registrovania/overovania dôveryhodnosti, pokiaľ nebude dlhšie uchovávanie osobných údajov a súvisiacich dokumentov vyžadované platnými zákonmi, právnymi predpismi alebo inštitucionálnymi/štátnymi orgánmi, alebo nebude potrebné na obhajobu v súdnom konaní. Zabezpečujeme a prijímajú všetky potrebné opatrenia, aby sme zabránili uchovávaniu neaktuálnych alebo nepotrebných osobných údajov o vás.

  1. AKO ZÍSKAVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Vaše osobné údaje získavame prostredníctvom:

  • Formulára KYC a kópií dokumentov, ktoré ste poskytli vy alebo oprávnená osoba.
  • Konsolidovaných zoznamov sankcií spravovaných inštitucionálnymi orgánmi (napr.).
  • Iných komerčne dostupných/verejných zdrojov na internete (napr.).

 

  1. KOMU ZVEREJŇUJEME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

Keďže postup prijímania nových zamestnancov a hĺbkovej previerky (Onboarding and Due diligence procedure) sa implementuje v rámci celej skupiny, vaše osobné údaje opísané v tomto oznámení o ochrane osobných údajov zdieľame so spoločnosťou Avia Solutions Group ako materskou spoločnosťou na základe spoločného spravovania osobných údajov. Výsledok postupu prijímania nových zamestnancov a hĺbkovej previerky (Onboarding and Due diligence procedure) a niektoré osobné údaje môžu byť zdieľané s inými spoločnosťami skupiny Avia Solutions Group v prípade, že niektorá z nich má v úmysle nadviazať právne záväzný vzťah s vami alebo s právnickou osobou, ktorú zastupujete. V určitých prípadoch preto môžu byť osobné údaje prenesené do tretích krajín (mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), napríklad do Spojeného kráľovstva alebo Spojených štátov amerických). Pre takéto prenosy sme uzavreli štandardné zmluvné doložky schválené Európskou komisiou alebo postupujeme podľa iných dôvodov a podmienok stanovených v GDPR alebo rozhodnutiach Európskej komisie.

Niektoré vaše osobné údaje môžeme zdieľať aj s:

  • Spoločnosťami, ktoré konajú v našom mene ako spracovatelia IT/elektronických bezpečnostných služieb.
  • Našimi profesionálnymi poradcami, audítormi, právnikmi a/alebo finančnými a účtovnými poradcami.
  • Orgánmi činnými v trestnom konaní na ich žiadosť alebo z vlastnej iniciatívy, ak existuje podozrenie, že došlo k spáchaniu trestného činu, ako aj súdmi a inými orgánmi na riešenie sporov.
  • Bankami alebo inými poskytovateľmi finančných služieb, ktorí podliehajú predpisom o praní špinavých peňazí, sankciám a prevencii financovania terorizmu, korupcie, úplatkárstvu a podvodov.
  1. POUŽÍVAME AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVANIE ALEBO PROFILOVANIE?

Vaše osobné údaje nebudú použité na automatizované rozhodovanie vrátane profilovania.

  1. PRÁVA, KTORÉ VÁM ZARUČUJEME

Zaručujeme uplatňovanie nasledujúcich práv a poskytovanie akýchkoľvek súvisiacich informácií na vašu žiadosť alebo v prípade vašej otázky:

  • právo na prístup – máte právo požiadať nás o kópie vašich osobných údajov.
  • právo na opravu – máte právo požiadať nás o opravu osobných údajov, ktoré považujete za nepresné. Máte tiež právo požiadať nás o doplnenie informácií, ktoré považujete za neúplné.
  • právo na vymazanie – máte právo požiadať nás o vymazanie vašich osobných údajov za určitých okolností.
  • právo na obmedzenie spracúvania – máte právo požiadať nás o obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov za určitých okolností.
  • právo namietať proti spracúvaniu – máte právo namietať proti spracúvaniu, ak je spracúvanie založené na oprávnených záujmoch. Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ak je spracovanie založené na našich oprávnených záujmoch, ale ak máme závažné oprávnené dôvody, budeme vaše údaje spracovávať bez vášho súhlasu. Ak chcete uplatniť toto právo, kontaktujte nás na adrese: privacy@airexplore.sk
  • Právo na prenosnosť údajov – Máte právo požiadať nás, aby sme osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, za určitých okolností preniesli do inej organizácie alebo vám.
  1. AKO PODÁVAŤ SŤAŽNOSŤ?

Ak nesúhlasíte s našimi opatreniami alebo s odpoveďou na vašu žiadosť, máte právo kedykoľvek podať sťažnosť orgánu dohľadu nad ochranou údajov, najmä v členskom štáte EÚ, kde máte bydlisko alebo kde došlo k údajnému porušeniu GDPR, a požiadať o súdnu ochranu (zoznam orgánov dohľadu v jednotlivých krajinách EÚ: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en) . Vo všetkých prípadoch vám odporúčame, aby ste sa pred podaním formálnej sťažnosti obrátili na nás, aby sme mohli nájsť správne riešenie.

 

  1. AKTUALIZÁCIE

Toto oznámenie o ochrane osobných údajov môžeme čas od času meniť. Odporúčame vám, aby ste si toto oznámenie o ochrane osobných údajov pravidelne prečítali.